Uma distribuidora pode ter fornecedores cadastrados, preços negociados e pedidos de compra realizados, mas ainda enfrentar falta de mercadorias. Isso acontece quando não existe um acompanhamento eficiente entre a solicitação dos produtos e o recebimento no estoque.
Um fornecedor que atrasa a entrega, uma compra realizada sem antecedência ou um pedido parcialmente atendido podem comprometer as vendas e dificultar o cumprimento dos prazos prometidos aos clientes.
Por isso, o controle de pedidos de compra precisa ir além do registro das aquisições. É necessário acompanhar o que foi solicitado, quando cada mercadoria deverá chegar, quais quantidades ainda estão pendentes e se o estoque será suficiente até o recebimento.
Neste conteúdo, você entenderá como organizar esse acompanhamento, identificar atrasos antecipadamente, calcular o momento adequado de reposição e evitar que problemas com fornecedores provoquem rupturas no estoque.
Por que os atrasos dos fornecedores provocam falta de mercadorias?
Os atrasos dos fornecedores provocam falta de mercadorias quando o estoque disponível não consegue atender à demanda durante o período de espera pela reposição. Esse problema pode ser agravado por pedidos realizados tarde demais, previsões de entrega incorretas, compras parciais e ausência de acompanhamento das solicitações em aberto.
Em uma distribuidora, a falta de um único produto pode afetar diversos pedidos de clientes.
Imagine que uma empresa comercialize aproximadamente 40 caixas de determinado produto por dia. O fornecedor costuma entregar em cinco dias, mas informa que a próxima remessa levará dez dias.
Se a distribuidora tiver somente 240 caixas disponíveis, esse estoque atenderá aproximadamente seis dias de vendas, considerando que o consumo permaneça na média.
Portanto, existe um intervalo de quatro dias em que a mercadoria poderá ficar indisponível.
O problema não começou quando o estoque acabou, mas quando a nova previsão de entrega deixou de ser compatível com a quantidade disponível.
Os problemas mais comuns na rotina de compras
As falhas de abastecimento geralmente estão relacionadas a situações que poderiam ter sido identificadas anteriormente.
Pedido enviado sem confirmação: o comprador encaminha a solicitação, mas não verifica se o fornecedor realmente aceitou as quantidades e condições negociadas.
Prazo de entrega desatualizado: a compra foi registrada com uma previsão inicial que mudou posteriormente, sem atualização do acompanhamento.
Reposição realizada tarde demais: o responsável espera o estoque atingir uma quantidade muito baixa antes de solicitar novas mercadorias.
Entrega parcial não identificada: parte dos produtos chega, mas o pedido é considerado concluído, mesmo com quantidades pendentes.
Informações de compras e estoque separadas: o setor comercial desconhece quais mercadorias estão chegando e continua assumindo compromissos sem considerar os riscos de abastecimento.
O controle de pedidos de compra ajuda a identificar essas situações enquanto ainda existe possibilidade de agir, em vez de descobrir o problema somente quando um cliente não consegue receber seu pedido.
Quais informações devem constar em um pedido de compra?
Um pedido de compra deve reunir informações suficientes para identificar o fornecedor, os produtos negociados, as quantidades, os valores, as condições comerciais e a previsão de entrega. Também precisa permitir o acompanhamento do recebimento e o registro de diferenças, evitando dúvidas sobre aquilo que foi solicitado e efetivamente entregue.
Informações essenciais para acompanhar cada compra
| Informação | Por que é importante? |
|---|---|
| Número do pedido | Permite localizar a compra e acompanhar seu histórico. |
| Fornecedor e contato | Facilita confirmações e cobranças sobre a entrega. |
| Produto e unidade de medida | Evita confusões entre unidades, pacotes, caixas e fardos. |
| Quantidade solicitada | Mostra o volume originalmente negociado. |
| Preço e condições comerciais | Permite conferir valores, frete e pagamento. |
| Data de emissão e confirmação | Identifica quando a compra foi solicitada e aceita. |
| Data prevista de entrega | Permite acompanhar o prazo assumido pelo fornecedor. |
| Quantidade recebida e pendente | Mostra se existem produtos que ainda não chegaram. |
| Situação e responsável | Indica o andamento e quem deve acompanhar a compra. |
Esses registros precisam refletir as alterações realizadas durante a negociação.
Se o fornecedor informou inicialmente uma entrega para o dia 12, mas depois confirmou o dia 16, não basta alterar silenciosamente a previsão. É importante preservar a data originalmente combinada e registrar a nova estimativa.
Dessa maneira, será possível avaliar posteriormente se o fornecedor cumpriu o compromisso inicial.
Por que a confirmação do fornecedor é tão importante?
Enviar um pedido não significa que a mercadoria esteja separada, disponível ou pronta para transporte.
O fornecedor pode enfrentar falta de produtos, restrições de quantidade ou mudanças no prazo de expedição.
Por isso, o comprador deve solicitar a confirmação de informações essenciais, principalmente:
-
Quantidade efetivamente aceita;
-
Data prevista de expedição e entrega;
-
Existência de produtos indisponíveis;
-
Possibilidade de entrega parcial;
-
Alterações de preço ou outras condições negociadas.
Mesmo quando a confirmação ocorre por mensagem ou e-mail, as informações precisam permanecer vinculadas ao pedido, permitindo consultas posteriores.
Como saber quando realizar um pedido para evitar falta de estoque?
O momento adequado para realizar uma compra depende do consumo médio da mercadoria, do tempo necessário para reposição e da reserva de segurança estabelecida. A empresa deve iniciar o processo antes que o estoque termine, considerando também os produtos reservados para clientes e os pedidos anteriores ainda não recebidos.
O controle de pedidos de compra fica mais confiável quando essas informações são analisadas em conjunto.
Calcule o prazo real de reposição do fornecedor
O prazo informado pelo fornecedor nem sempre corresponde ao tempo efetivo necessário para disponibilizar a mercadoria.
Considere uma empresa que realizou quatro compras do mesmo produto, com os seguintes prazos de entrega:
| Compra | Prazo prometido | Prazo realizado |
|---|---|---|
| Pedido A | 5 dias | 6 dias |
| Pedido B | 5 dias | 8 dias |
| Pedido C | 5 dias | 7 dias |
| Pedido D | 5 dias | 11 dias |
O prazo médio realizado será:
(6 + 8 + 7 + 11) ÷ 4 = 8 dias.
Embora o fornecedor prometa cinco dias, o histórico apresenta uma média de oito dias, além de uma entrega que levou onze dias.
Nesse cenário, planejar todas as reposições considerando apenas cinco dias pode aumentar o risco de falta de mercadorias.
A média é uma referência inicial. Para produtos importantes, também é necessário observar os maiores atrasos, a frequência com que acontecem e as mudanças recentes no desempenho do fornecedor.
Além disso, o comprador deve considerar eventuais dias necessários para aprovação interna, transporte adicional e conferência do recebimento.
Como calcular o ponto de pedido?
O ponto de pedido representa o nível de estoque que indica a necessidade de iniciar uma nova reposição.
Uma fórmula simplificada é:
Ponto de pedido = (Consumo médio diário × Prazo de reposição em dias) + Estoque de segurança
Imagine uma distribuidora com as seguintes informações:
-
Consumo médio: 20 caixas por dia;
-
Prazo de reposição considerado: 8 dias;
-
Estoque de segurança definido: 40 caixas.
O cálculo será:
(20 × 8) + 40 = 200 caixas.
Portanto, a empresa deverá avaliar uma nova compra quando sua posição de estoque atingir aproximadamente 200 caixas.
A reserva de 40 caixas representa dois dias adicionais de consumo médio. Esse valor é apenas uma premissa do exemplo, não uma quantidade de segurança recomendada para todos os produtos.
O Sebrae explica a importância de registrar entradas e saídas para estabelecer referências como o estoque de segurança e o ponto de pedido.
Considere também as compras que ainda não chegaram
O controle não pode analisar somente as mercadorias fisicamente disponíveis.
Suponha que, no exemplo anterior, a empresa tenha:
-
150 caixas disponíveis para venda;
-
120 caixas em um pedido de compra confirmado;
-
Entrega dessas 120 caixas prevista para daqui a três dias.
A posição de estoque, considerando essa entrada confirmada, será:
150 + 120 = 270 caixas.
Como existem produtos em processo de reposição, realizar outra compra imediatamente pode gerar excesso.
Entretanto, é indispensável conferir a data de chegada.
As 150 caixas disponíveis oferecem uma cobertura estimada de 7,5 dias. Se as 120 caixas realmente chegarem em três dias, a operação poderá continuar abastecida, considerando as premissas do exemplo.
Se a entrega for adiada para depois do esgotamento do estoque atual, será necessário reavaliar a situação.
Atenção: mercadorias compradas, mas ainda não recebidas, devem ser consideradas no planejamento como entradas futuras, não como estoque físico disponível para novas vendas.
Como acompanhar os pedidos de compra antes que o fornecedor atrase?
O acompanhamento deve começar assim que o fornecedor confirmar o pedido, com verificações programadas até a entrega. O objetivo é identificar mudanças de prazo, indisponibilidade de produtos ou dificuldades no transporte antes que a mercadoria falte, permitindo renegociar entregas e preparar alternativas.
Uma prática útil é manter os pedidos organizados por situação e data prevista de recebimento.
Organize os pedidos por status
Cada etapa precisa indicar claramente o que já aconteceu e qual ação ainda está pendente.
| Situação do pedido | O que verificar | Ação recomendada |
|---|---|---|
| Aguardando confirmação | O fornecedor aceitou o pedido? | Solicitar confirmação das condições e do prazo. |
| Confirmado | A data continua válida? | Programar a próxima verificação. |
| Aguardando expedição | Os produtos já estão separados? | Confirmar disponibilidade e despacho. |
| Em transporte | Existe previsão atualizada de chegada? | Acompanhar o transporte e preparar o recebimento. |
| Recebido parcialmente | Quais quantidades continuam pendentes? | Cobrar prazo para o saldo restante. |
| Atrasado | Qual é a nova previsão? | Avaliar impacto no estoque e alternativas. |
| Recebido integralmente | O pedido corresponde ao recebimento? | Encerrar após a conferência. |
Esse acompanhamento precisa considerar a criticidade dos produtos.
Um pedido de mercadorias com grande saída, por exemplo, pode exigir verificações mais frequentes do que uma compra de itens com estoque suficiente para várias semanas.
Crie uma rotina de confirmação das entregas
Uma distribuidora pode estabelecer um procedimento em que os pedidos mais importantes sejam revisados alguns dias antes da entrega.
Se a previsão estiver próxima, o comprador confirma se os produtos foram separados ou despachados.
Caso o fornecedor não consiga garantir a data, o pedido deve receber uma sinalização de risco.
Essa informação permite que compras, estoque e vendas saibam antecipadamente que determinada mercadoria poderá não chegar no momento esperado.
É importante diferenciar um prazo confirmado de uma simples estimativa ainda não validada.
O que fazer quando um fornecedor atrasa a entrega?
Quando um fornecedor atrasa, a primeira providência é verificar quantos dias o estoque ainda consegue atender às vendas e comparar essa cobertura com a nova previsão de recebimento. Depois, a empresa deve negociar alternativas, priorizar produtos críticos e atualizar os compromissos comerciais afetados.
O controle de pedidos de compra deve permitir uma resposta organizada, principalmente quando o atraso envolve mercadorias de alta procura.
Avalie quantos dias de estoque ainda existem
Imagine que uma distribuidora tenha 96 caixas disponíveis e comercialize, em média, 16 caixas por dia.
A cobertura estimada será:
96 ÷ 16 = 6 dias.
Entretanto, o fornecedor informa que a mercadoria chegará somente em nove dias.
Nesse caso, existe um intervalo descoberto de aproximadamente três dias, caso as vendas permaneçam na média e não ocorram outras entradas.
A possível falta corresponde a:
16 × 3 = 48 caixas.
Esse cálculo ajuda a dimensionar o problema. Em vez de simplesmente solicitar urgência, o comprador sabe que precisa buscar uma solução capaz de cobrir aproximadamente 48 caixas.
Negocie uma entrega parcial
Nem sempre o fornecedor consegue antecipar toda a compra, mas pode ter parte da mercadoria disponível.
Se houver possibilidade de receber 50 caixas antecipadamente, por exemplo, a distribuidora poderá reduzir o risco de ficar sem estoque.
Nesse caso, é necessário confirmar a data, os custos envolvidos e a quantidade restante que continuará pendente.
A entrega parcial deve ser registrada corretamente, sem encerrar o pedido original enquanto houver mercadorias não recebidas, salvo quando o saldo for formalmente cancelado.
Consulte fornecedores alternativos
Outra possibilidade é adquirir parte das mercadorias com um fornecedor diferente.
Antes de realizar uma compra emergencial, é importante verificar o custo total, incluindo preço, frete, condições comerciais e prazo efetivo de entrega.
A alternativa mais barata nem sempre resolve o problema mais urgente.
Um fornecedor com preço menor, mas entrega prevista para depois da ruptura, pode não atender à necessidade imediata da empresa.
Atualize os compromissos com os clientes
Quando já existem pedidos de venda que dependem das mercadorias atrasadas, o setor comercial precisa conhecer a situação.
A empresa pode verificar quais pedidos estão confirmados, quais clientes possuem prazos próximos e quais quantidades podem ser atendidas com o estoque atual.
Essa análise evita assumir novos compromissos com uma mercadoria cuja reposição ainda é incerta.
Também permite comunicar alterações de maneira antecipada, utilizando datas realistas e confirmadas sempre que possível.
Como evitar que pedidos parcialmente recebidos provoquem novas faltas?
O recebimento parcial precisa manter visível a quantidade que ainda está pendente. Se a empresa considerar uma compra concluída após receber somente parte das mercadorias, poderá deixar de cobrar o restante e planejar suas vendas com base em uma quantidade que nunca entrou no estoque.
Considere um pedido de 500 unidades.
O fornecedor entrega apenas 350 unidades, informando que o saldo será enviado posteriormente.
Nesse cenário, os registros precisam demonstrar:
Quantidade comprada: 500 unidades.
Quantidade recebida: 350 unidades.
Quantidade ainda pendente: 150 unidades.
A entrada no estoque deve considerar somente as 350 unidades efetivamente recebidas e conferidas.
As outras 150 continuam vinculadas ao acompanhamento da compra até que sejam entregues ou formalmente canceladas.
Por que conferir a mercadoria com o pedido original?
O recebimento precisa verificar se aquilo que chegou corresponde ao que foi negociado.
Essa conferência envolve produtos, quantidades, unidades de medida, preços, condições da mercadoria e documentos fiscais, conforme as necessidades da operação.
Também é importante verificar possíveis avarias, diferenças de lote e validade, especialmente quando a distribuidora trabalha com alimentos, bebidas ou produtos perecíveis.
A atualização incorreta de quantidades pode provocar novas compras desnecessárias ou indicar disponibilidade de mercadorias que não existem fisicamente.
Por esse motivo, o acompanhamento das compras deve estar conectado ao registro das entradas e saídas do estoque.
Como utilizar o histórico de vendas para antecipar compras?
O histórico de vendas ajuda a identificar quais produtos precisam de reposição frequente, quais apresentam mudanças de demanda e quais podem permanecer mais tempo no estoque. Porém, as compras também devem considerar pedidos futuros, períodos de ruptura e alterações sazonais, evitando decisões baseadas exclusivamente nas quantidades vendidas anteriormente.
Não utilize a mesma quantidade de compra para todos os períodos
Imagine que uma distribuidora comercialize determinada bebida em uma média de 600 unidades mensais.
Entretanto, em períodos de maior procura, o consumo passa para 900 unidades.
Se a empresa continuar realizando pedidos considerando somente a média de 600 unidades, poderá enfrentar falta de mercadorias.
Por outro lado, manter compras equivalentes ao período de alta demanda durante todo o ano pode gerar excesso de estoque.
O planejamento precisa considerar o comportamento recente e as particularidades de cada produto.
Outro cuidado importante é verificar os dias em que a mercadoria ficou indisponível. Se a empresa deixou de vender porque não havia estoque, o histórico de vendas poderá subestimar a demanda real.
Como as vendas dos clientes varejistas influenciam a distribuidora?
Distribuidoras que atendem mercados, conveniências, mercadinhos e outros estabelecimentos dependem também do ritmo de reposição desses clientes.
Quando um pequeno comércio possui registros organizados das vendas no caixa e utiliza um sistema PDV para reduzir erros no controle de mercadorias, consegue identificar com mais precisão os produtos que precisam ser comprados novamente.
A integração entre vendas, estoque e financeiro também ajuda o varejista a organizar suas necessidades de abastecimento. A modernização da gestão por meio de um PDV online pode facilitar esse acompanhamento, conforme os recursos utilizados.
Para estabelecimentos menores, a escolha de uma ferramenta deve considerar a rotina operacional, os controles necessários e o investimento disponível. Isso envolve avaliar tanto os recursos de um sistema PDV para conveniências quanto os critérios de custo-benefício de um sistema PDV.
Para a distribuidora, o benefício de trabalhar com clientes que possuem registros consistentes está na possibilidade de receber pedidos de reposição mais bem planejados.
Entretanto, o fornecedor atacadista não deve presumir que terá acesso direto aos dados de vendas desses estabelecimentos.
O planejamento pode utilizar o próprio histórico de pedidos dos clientes, a frequência das compras, as quantidades negociadas e informações compartilhadas durante o relacionamento comercial.
Como avaliar se um fornecedor está cumprindo os prazos de entrega?
A avaliação deve comparar as datas e quantidades prometidas com aquilo que foi efetivamente recebido. Com esses registros, a distribuidora consegue identificar fornecedores que atrasam frequentemente, entregam quantidades incompletas ou apresentam prazos muito diferentes dos negociados.
O controle de pedidos de compra fornece as informações necessárias para acompanhar esse desempenho.
Taxa de entregas completas e dentro do prazo
Um indicador útil é o OTIF (On Time In Full), que mede a proporção de pedidos entregues integralmente e dentro do prazo combinado.
Uma forma de calcular é:
OTIF = (Pedidos entregues completos e no prazo ÷ Total de pedidos com entrega prevista no período) × 100
Considere um exemplo hipotético.
Durante determinado mês, 50 pedidos tinham entrega programada.
Destes, 41 foram entregues integralmente e dentro do prazo.
O resultado será:
(41 ÷ 50) × 100 = 82%.
Isso significa que 82% dos pedidos programados atenderam simultaneamente aos critérios de prazo e quantidade.
O indicador não explica sozinho o motivo dos problemas, mas mostra a frequência com que o fornecedor cumpre integralmente os compromissos assumidos.
Outros indicadores importantes
Prazo médio real de entrega: mostra quantos dias o fornecedor efetivamente leva para entregar após a emissão ou confirmação do pedido, conforme o critério definido pela empresa.
Quantidade de pedidos atrasados: identifica compras cuja data prometida foi ultrapassada sem recebimento completo.
Percentual de entregas parciais: permite acompanhar quantas compras foram atendidas em quantidades inferiores às negociadas.
Cobertura de estoque: estima por quantos dias a mercadoria disponível atende ao consumo atual.
Compras emergenciais: mostra a frequência de aquisições realizadas sem a antecedência planejada.
O Sebraetec, em suas orientações de organização e controle de estoque, inclui indicadores como prazo de fornecedores, cobertura de estoque, acurácia e percentual de compras emergenciais entre os aspectos que podem ser avaliados.
Como utilizar os resultados para escolher fornecedores?
A empresa pode comparar fornecedores que comercializam os mesmos produtos e observar não apenas o preço praticado, mas também a regularidade das entregas.
Se um fornecedor apresenta atrasos frequentes, pode ser necessário negociar novos prazos, alterar as quantidades compradas, revisar a reserva de segurança ou desenvolver alternativas de abastecimento.
O objetivo não é deixar de trabalhar automaticamente com qualquer fornecedor que tenha atrasado, mas compreender a frequência, a gravidade e os efeitos dessas ocorrências sobre a operação.
Como um sistema de gestão ajuda no controle de pedidos de compra?
Um sistema de gestão pode centralizar pedidos, fornecedores, quantidades, datas de entrega e recebimentos, reduzindo a dependência de informações espalhadas em mensagens e planilhas. Quando integrado ao estoque, também facilita a identificação de compras pendentes e a conferência das mercadorias recebidas.
Na rotina de uma distribuidora, o controle de pedidos de compra precisa permitir que diferentes setores acompanhem o mesmo processo.
Integração entre compras e estoque
Quando o setor de compras identifica uma necessidade de reposição, é importante verificar o estoque atual e as entradas futuras antes de confirmar uma nova aquisição.
Depois da emissão, o pedido deve permanecer registrado para acompanhamento.
No recebimento, as quantidades efetivamente entregues são conferidas e registradas, conforme o procedimento adotado pela empresa.
Essa organização ajuda a evitar que uma mercadoria comprada, mas ainda em transporte, seja confundida com um produto já disponível.
Histórico de fornecedores e compras
Manter informações centralizadas permite consultar negociações anteriores.
O comprador pode verificar quais fornecedores já comercializaram determinado produto, os valores praticados e as condições negociadas.
Também consegue identificar se determinadas compras apresentaram diferenças no recebimento ou problemas com o prazo.
Esse histórico oferece referências para negociações futuras e para a revisão dos parâmetros de reposição.
Acompanhamento do financeiro
As compras também representam compromissos financeiros.
Uma reposição pode ser necessária para manter o estoque abastecido, mas precisa ser compatível com os pagamentos previstos e a disponibilidade de recursos da empresa.
Por isso, integrar compras e financeiro ajuda a organizar os valores negociados e os compromissos decorrentes das aquisições.
O AtacadistaPro apresenta recursos relacionados a requisições, cotações, pedidos de compra, aprovações e recebimento de mercadorias, com integração a processos de estoque e financeiro.
Entretanto, a utilização de um sistema não elimina a necessidade de acompanhar os fornecedores. O resultado depende de registros corretos, responsabilidades definidas e verificações frequentes dos pedidos em andamento.
Qual rotina adotar para reduzir atrasos e falta de mercadorias?
Uma rotina eficiente combina verificações diárias dos produtos críticos, acompanhamento periódico das compras em aberto e análise dos fornecedores. A frequência deve variar conforme o volume de pedidos, a importância das mercadorias e o tempo disponível para reagir a possíveis atrasos.
Acompanhamento diário
O responsável deve verificar quais produtos possuem menor cobertura de estoque, quais pedidos estão próximos da data prevista de entrega e quais compras já ultrapassaram o prazo combinado.
Também é importante analisar se existem novos pedidos de clientes que possam antecipar o consumo de produtos importantes.
Acompanhamento semanal
A revisão semanal pode concentrar a análise de pedidos abertos, entregas parciais, previsões atualizadas e necessidade de novas cotações.
Esse momento também permite identificar fornecedores que precisam ser contatados antes que os prazos se tornem críticos.
Acompanhamento mensal
A análise mensal deve comparar os prazos prometidos com os efetivamente realizados.
Também é recomendável revisar os produtos que apresentaram rupturas, identificar compras emergenciais e verificar se os níveis de reposição continuam adequados.
A partir desses resultados, a empresa pode ajustar parâmetros, negociar condições e melhorar o planejamento das compras seguintes.
Checklist prático para a equipe de compras
Antes de finalizar a programação de novas aquisições, confira:
-
O saldo disponível e as reservas para clientes estão atualizados?
-
Existem pedidos anteriores com entrega pendente?
-
Os fornecedores confirmaram as datas e quantidades?
-
A cobertura de estoque é suficiente até o recebimento?
-
Algum pedido apresenta risco de atraso?
-
Existem alternativas para mercadorias críticas?
-
As entregas parciais permanecem identificadas?
-
Os setores de estoque e vendas conhecem os riscos atuais?
Esse checklist pode servir como referência para padronizar o acompanhamento, principalmente quando diferentes colaboradores participam do processo de compras.
Como manter o abastecimento organizado e reduzir compras emergenciais?
Evitar atrasos e falta de mercadorias não depende somente de encontrar fornecedores rápidos. É necessário organizar todo o processo, desde a identificação da necessidade até o recebimento da compra.
O controle de pedidos de compra permite acompanhar quais produtos foram solicitados, quais entregas estão próximas, quais quantidades continuam pendentes e onde existem riscos de desabastecimento.
Quando essa organização é combinada com o histórico de vendas, a cobertura de estoque e os prazos reais dos fornecedores, a distribuidora consegue planejar melhor suas aquisições.
Também se torna mais fácil evitar compras duplicadas, identificar entregas incompletas e tomar decisões antes que a falta de mercadorias comprometa o atendimento aos clientes.
Para empresas que desejam reduzir controles paralelos e organizar o fluxo de compras, o AtacadistaPro oferece uma solução voltada à gestão de atacados e distribuidoras.
Conheça o AtacadistaPro e veja como organizar compras, fornecedores e estoque em uma mesma gestão.
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